Automatização de processos é o uso de sistemas para eliminar tarefas repetitivas e operacionais com o uso por exemplo de workflows e RPAs. Desta forma o profissional terá mais tempo, para agir utilizando suas competências pensando em estratégias e soluções influenciando no crescimento dos resultados da empresa.
Se nossas atividades operacionais e repetitivas não fossem automatizadas o nosso dia a dia seria um transtorno, imagine que você queira marcar uma festa com seus amigos se não houvessem grupos de mensagens já pensou mandar vinte ou trinta mensagens iguais para cada um de seus contatos?
Nas empresas é da mesma forma se certas atividades não fossem passíveis de automatização seria um acúmulo e um desperdício de recursos para manter em dia as atividades.
Vamos falar um pouco de automatização de processos com workflow ou RPA e entenda bem não é automação, explicaremos melhor à seguir.

Tópicos que serão abordados

• 1. Automatização de processos com workflow ou RPA, o que é?
  2. Por que automatizar processos?
  3. Quais são as vantagens em automatizar?
  4. Alguns exemplos.
  5. Automatização de processos gera demissões?

1- Automatização de processos com Workflow ou RPA, o que é?

A automatização de processos com Workflow ou RPA se dá através de sistemas para execução de atividades operacionais e repetitivas de uma empresa, utilizando integrações entre diversos sistemas, importação e exportação de arquivos, inteligência artificial, simulação humana entre outros, fazendo com que seja mais simples executar certas tarefas operacionais e repetitivas. Pode proporcionar entregas contínuas das tarefas do dia a dia com menor índice de erros e com maior qualidade, além de promover o crescimento sustentável da empresa, gerando redução de erros e aumento na produtividade da equipe. Produzir aumento nos resultados, com equipes mais enxutas diminuindo desperdício. Permitindo entregar melhores resultados sem alterar o quadro humano, dando a esses maior qualidade de vida e entrega.

Por que automatização e não automação?

Embora as palavras sejam similares para o mercado, os conceitos são diferentes sendo que automação é quando temos equipamentos de hardware fazendo certas tarefas como por exemplo os robôs de uma indústria, ou os leitores de código de barras do mercado ou ainda as centrais coletoras de Rfid, que tornam as tarefas ao qual são envolvidas mais rápidas e simples mesmo que havendo intervenção humana como ler o código de barras. Já a automatização se refere em tirar totalmente a atividade do ser humano da jogada, a exemplo disso podemos pegar lançamentos de pagamento de boletos nos bancos, ao invés do humano digitar cada pagamento ele importa um arquivo proveniente do banco e todos os registros são lidos e baixados pelo sistema de controle financeiro da empresa.
Outra forma de automatização de processos é através dos WORKFLOWS automatizados, dando ao processo a garantia de seu fluxo correto de execução com prazos e tudo mais. Mais recentemente temos o surgimento dos RPAs e das IAs.
Sobre esses falaremos mais especificamente em outra matéria.

2- Por que automatizar processos?

O mundo está na era da informação, hiper realidade e hiper automação, onde não basta sermos bons no que fazemos precisamos além disso ser ágeis para a entrega de resultados e para as constantes mudanças que vem acontecendo no mundo. Obviamente que o fator humano nunca será completamente substituído, contudo atividades simples como uma aprovação de crédito, movimentação de estoques, entre tantos outros exemplos possam ser realizados pelas chamadas inteligências artificias, que nada mais são que sistemas complexos que são ensinados a tomar certas decisões e o que sai fora deste escopo é remetido a humanos que dão a resposta que se torna a “regra aprendida” para a próxima situação igual.

As ferramentas de automatização podem ser inseridas em vários contextos como:

• • Dar entrada das notas de compra de materiais;
  • Alimentar estoque com essa entrada;
  • Alimentar financeiro contas à pagar com a mesma entrada de nota.
  • Criação de solicitações de viajem e prestação de contas.
  • Suply Chain.
  • conciliação de contas bancárias;
  • Conciliação de cartão de crédito
  • Pagamento e recebimento de títulos em aberto;
  • Criação de pedidos internos;
  • Transferência de produtos entre unidades;
  • Contato com clientes;
  • Negociação de débitos.

Poderíamos ficar aqui enumerando uma centena de possibilidades e ainda assim não descrever todas as possibilidades, portanto, a automatização de processos se faz necessária para otimizar o tempo dedicado para tarefas de rotina, eliminando erros e melhorando a qualidade das entregas.

3- Quais são as vantagens em automatizar?

A seguir citaremos algumas vantagens de se automatizar processos:

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  1 – Diminuição de tarefas repetitivas e operacionais

  Atividades repetitivas são normalmente cansativas e chatas porém nem sempre podem deixar de ser feitas. Empresas com muitas rotinas operacionais e repetitivas geram um desgaste e por consequente um cansaço muito grande na equipe envolvida, e que muitas vezes geram um grande número de retrabalhos por esse cansaço. Como retrabalho é desperdício automaticamente está gerando prejuízo para a empresa. Quando essas tarefas mais enfadonhas são automatizadas, a empresa está gerando um sentimento de libertação para que seu pessoal crie novos formatos de trabalho, ache soluções criativas e inovativas para problemas e produtos.

  2 – Padronização dos produtos e serviços

  Falando em padronização de serviços pensemos em um processo com início meio e fim onde dentro desse fluxo temos inúmeras atividades, agora imagine seus colaboradores cada um fazendo essas atividades como bem entendem, no prazo que lhes é mais agradável, com a qualidade que eles entendem ser o melhor, isto é, sem nenhum padrão. O resultado com certeza não será bom e nem aplicável por exemplo para um cliente. A mesma situação se dá com produtos imagine-se comprando um chocolate de sua marca favorita, mas a cada compra será uma surpresa o sabor que ele terá pois não existe uma padrão na receita. Essas situações podem ser evitadas com a automatização sendo por workflow, onde cada etapa ou tarefa do fluxo é acompanhada, medida ou por sistemas que geram sempre o mesmo resultado final baseado em suas regras.

  3 – Redução de custos

  Qual é a empresa que hoje não tem a preocupação com a redução de custos? Creio que a resposta unanime seja nenhuma. Como já falado anteriormente trabalhos repetitivos e estressantes geram erros e esses geram retrabalho, aumentando desperdício de tempo, material, e o resultado é prejuízo. Levando em conta isso podemos seguir o raciocínio de que máquinas não erram, portanto, se automatizarmos os processos de forma que as regras e o processo esteja bem definido, a diminuição dos erros será exponencial, visto que somente casos não programados seriam contados como erros. Diminuindo os erros e consequentemente o tempo de entrega do resultado a empresa deixa de perder e no final acaba ganhando em tempo e redirecionamento de mão de obra humana.

  4 – Ganho na Produtividade

  Produtividade é gerar melhores resultados com o mesmo número de pessoas na equipe e em menos tempo. Agora imagine um cenário onde uma equipe leva trinta dias para analisar milhares de documentos e separá-los para entrega aos seus clientes. A automatização via RPA utilizando tecnologias como OCR (reconhecimento de texto por imagem), integração entre sistemas entre outros recursos faça a análise destes milhares de documentos em cerca de alguns dias digamos vinte dias, olhe que sobrariam ainda dez dias de prazo para fechar tudo e entregar aos clientes. Esse cenário é uma realidade resolvida com automatização por RPA.

  5 – Medição do desempenho

  Quando se automatiza processos em setores chaves, o ganho é exponencial, e é possível medir pois a cada atividade realizada as automatizações podem por exemplo gerar um banco de dados para que seja feita a comparação entre antes e depois. Dashboards de dados quantitativos e estatísticos são facilmente gerados, facilitando a leitura dos resultados.

  6 – Negociações com maior transparência

  Ao padronizar processos, serviços e regras, o consumidor se sente seguro de que uma rejeição não é pessoal ou por algum tipo de antipatia humana, mas sim, que naquele momento ele não preencheu algum requisito que se faz necessário para aquela situação.

  7 – Integração entre departamentos e/ou filiais.

  Podemos pegar como exemplo uma aprovação de crédito, onde a empresa já tem integração automatizada com os órgãos de defesa do crédito e do consumidor e um destes trás na integração que não pode aprovar um novo cartão de crédito pois existe uma negativação no cadastro do solicitante. Por ser automático o cliente entende que alguma regra foi violada. Não fator humano de “senti que não devia”. Na era da informação como já foi dito não cabe mais termos setores da empresa apartados em sistemas separados, filiais isoladas com suas equipes financeiras e fiscais tudo separado para depois ter que ser feito retrabalho para montar os relatórios fiscais. Os processos tem que fluídos entre os departamentos e filiais e automatizados de forma que as informações estejam centralizadas e de fácil acesso para que haja uma gestão também fluída.

  8 – Promover a transformação digital.

  Tudo gira a milhões de megabytes por segundo, filmes já nem vão mais para os cinemas, boletos já não chegam mais na caixinha do correio e nem por e-mail. O mundo está passando por uma transformação tecnológica brutal e a empresa que não estiver preparada, infelizmente está fadada ao fracasso por não ser ágil às respostas dessas mudanças.

4- Alguns Exemplos

Para ficar mais breve essa discussão, colocarei aqui os links para alguns cases de processos automatizados por RPA:

• Case: GS1 Brasil – Jornada do Cliente
• Case: Sicoob Metropolitano – Vários Projetos
• Case: Sicoob Crediceripa – Cobrança Cartão de crédito
• Case: Annellus Assessoria – Integração entre Sistemas

Cases IBM RPA

• IBM Case: Sicoob Metropolitano
• IBM Case: Primanti Bros food chain
• IBM Case: New Mexico Mutual

5- A automatização de processos com workflow ou RPA aumenta o desemprego?

A ideia de automatização remete à substituição dos homens por máquinas ou por robôs. Contudo, essa afirmativa não faz jus à realidade, pois o controle e monitoramento humano são insubstituíveis na implantação da automatização e na melhoria contínua dos processos. A tecnologia não substitui o fator humano de trabalho, mas sim os otimiza. A automatização pode gerar a princípio um “medo”, que deve ser sanado pela alta direção da empresa, mostrando que ao invés de demissões a automatização trará novos projetos e novos trabalhos estratégicos. Contudo como já falado anteriormente, diminuindo trabalho repetitivo e cansativo, a equipe terá mais tempo para desenvolver novas soluções e novos formatos de trabalho.